Politica de Confidențialitate

1. Introducere

Asociația Campus de Vacanță respectă viața privată a persoanelor care accesează website-ul Advance Military Run, se înscriu la competiție, efectuează o plată, transmit o solicitare sau participă la activitățile organizate în cadrul evenimentului.

Prezenta politică explică în mod transparent ce date cu caracter personal colectăm, în ce scop le utilizăm, cui le putem transmite, cât timp le păstrăm și ce drepturi au persoanele vizate.

Prelucrarea datelor se realizează cu respectarea Regulamentului general privind protecția datelor – Regulamentul (UE) 2016/679, denumit în continuare „GDPR”, precum și a legislației naționale aplicabile.

2. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul responsabil pentru prelucrarea datelor în legătură cu organizarea Advance Military Run 2026 este:

În cuprinsul acestei politici, denumirile „organizatorul”, „noi” sau „operatorul” se referă la Asociația Campus de Vacanță.

3. Datele pe care le colectăm

Datele colectate diferă în funcție de modul în care persoana interacționează cu website-ul și cu evenimentul.

4. Sursele datelor

Colectăm datele în principal direct de la persoana vizată, prin:

• formularul de înscriere la eveniment;
• formularul de contact;
• corespondența prin e-mail sau telefon;
• procesul de plată online;
• participarea efectivă la eveniment;
• solicitările de anulare sau rambursare;
• formularele completate la ridicarea kitului;
• participarea la concursuri sau campanii promoționale.

În cazul minorilor, datele pot fi furnizate de părintele sau reprezentantul legal.

Anumite informații tehnice pot fi colectate automat de server, serviciul de găzduire sau tehnologiile cookie utilizate de website.

5. Scopurile și temeiurile prelucrării

6. Plățile efectuate prin NETOPIA Payments

Plățile online aferente înscrierii sunt procesate prin serviciile NETOPIA Payments.

Pentru confirmarea tranzacției, organizatorul poate primi informații precum:

• identificatorul tranzacției;
• valoarea și moneda plății;
• data și ora tranzacției;
• statusul plății;
• datele necesare identificării înscrierii;
• informații limitate privind metoda de plată.

NETOPIA poate prelucra date în calitate de operator distinct sau persoană împuternicită, în funcție de operațiunea realizată și de obligațiile care îi revin în domeniul serviciilor de plată, prevenirii fraudelor și respectării cerințelor legale.

Pentru informații detaliate despre operațiunile realizate direct de NETOPIA, trebuie consultată politica de confidențialitate publicată de procesator.

7. Formularele de contact și Formspree

Atunci când formularul de contact al website-ului utilizează serviciul Formspree, datele introduse în formular sunt transmise prin infrastructura acestui furnizor pentru a ajunge la adresa de e-mail a organizatorului.

Prin intermediul formularului pot fi prelucrate:

• numele persoanei;
• adresa de e-mail;
• numărul de telefon, dacă este solicitat;
• subiectul și conținutul mesajului;
• informații tehnice necesare prevenirii mesajelor automate.

Aceste date sunt utilizate exclusiv pentru analizarea și soluționarea solicitării, precum și pentru protejarea formularului împotriva spamului, abuzurilor și tentativelor de fraudă.

8. Prelucrarea datelor minorilor

Datele minorilor sunt prelucrate numai în măsura necesară pentru înscrierea și participarea acestora la probele pentru care sunt eligibili.

Înscrierea unui minor trebuie realizată sau aprobată de părintele ori reprezentantul legal, în condițiile regulamentului evenimentului.

Organizatorul poate solicita:

• numele și vârsta minorului;
• datele de contact ale părintelui sau reprezentantului legal;
• declarația ori acordul privind participarea;
• date necesare pentru verificarea identității și eligibilității;
• un contact care poate fi apelat în caz de urgență.

Datele minorilor nu sunt utilizate pentru comunicări comerciale adresate direct acestora fără existența unui temei juridic corespunzător.

9. Cui putem transmite datele

Datele nu sunt vândute și nu sunt puse la dispoziția unor terți pentru scopuri comerciale proprii, fără un temei juridic.

În funcție de necesitate, datele pot fi transmise către:

• NETOPIA Payments și instituțiile implicate în procesarea plății;
• furnizorul de găzduire și administratorii tehnici ai website-ului;
• Formspree, atunci când formularul utilizează acest serviciu;
• furnizorii de servicii de e-mail și comunicații;
• furnizorii de cronometrare și gestionare a rezultatelor;
• partenerii implicați în pregătirea kiturilor de participare;
• personalul, voluntarii și colaboratorii autorizați ai organizatorului;
• serviciile medicale și de intervenție, în caz de necesitate;
• consultanții juridici, financiari, fiscali sau tehnici;
• autoritățile și instituțiile publice, atunci când legea impune acest lucru.

Furnizorii care prelucrează date în numele organizatorului primesc numai informațiile necesare serviciului prestat și trebuie să aplice măsuri adecvate de confidențialitate și securitate.

10. Transferuri internaționale de date

Unii furnizori de servicii digitale pot utiliza infrastructură sau subcontractanți situați în afara Spațiului Economic European.

În astfel de situații, transferul datelor va fi realizat numai în baza unui mecanism permis de legislația privind protecția datelor, precum:

• o decizie de adecvare emisă de Comisia Europeană;
• clauze contractuale standard aprobate la nivelul Uniunii Europene;
• alte garanții recunoscute de GDPR;
• o derogare aplicabilă într-o situație specifică.

Persoana vizată poate solicita informații suplimentare despre garanțiile aplicate unui anumit transfer.

11. Perioada de păstrare a datelor

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate și pentru respectarea obligațiilor legale.

După expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate atunci când păstrarea lor este impusă de lege.

12. Drepturile persoanei vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, persoana vizată poate exercita următoarele drepturi:

Dreptul la informare

Dreptul de a primi informații clare despre modul în care sunt colectate și utilizate datele.

Dreptul de acces

Dreptul de a solicita confirmarea prelucrării și o copie a datelor personale deținute.

Dreptul la rectificare

Dreptul de a solicita corectarea sau completarea datelor inexacte ori incomplete.

Dreptul la ștergere

Dreptul de a solicita ștergerea datelor în cazurile prevăzute de lege. Acest drept nu este absolut și poate fi limitat atunci când păstrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale.

Dreptul la restricționarea prelucrării

Dreptul de a solicita limitarea temporară a utilizării datelor în anumite situații.

Dreptul la portabilitatea datelor

Dreptul de a primi datele furnizate într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, atunci când condițiile legale sunt îndeplinite.

Dreptul la opoziție

Dreptul de a se opune prelucrării bazate pe interes legitim, din motive legate de situația particulară a persoanei.

Retragerea consimțământului

Consimțământul poate fi retras în orice moment, fără afectarea legalității prelucrării efectuate anterior.

Dreptul de a depune o plângere

Persoana vizată poate depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP.

13. Securitatea datelor

Organizatorul aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării sau distrugerii.

Aceste măsuri pot include:

• utilizarea unei conexiuni securizate HTTPS;
• limitarea accesului la persoanele autorizate;
• protejarea conturilor prin parole și mecanisme de autentificare;
• actualizarea componentelor website-ului;
• realizarea copiilor de siguranță, atunci când este necesar;
• monitorizarea și investigarea incidentelor tehnice;
• utilizarea unor furnizori care aplică măsuri de securitate adecvate.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitate absolută. În cazul unui incident care prezintă un risc pentru drepturile persoanelor, organizatorul va aplica procedurile prevăzute de legislația relevantă.

14. Cookie-uri și tehnologii similare

Website-ul poate utiliza cookie-uri strict necesare funcționării, cookie-uri pentru memorarea preferințelor și, numai în condițiile aplicabile, tehnologii de analiză sau marketing.

Cookie-urile care nu sunt strict necesare vor fi utilizate numai în baza opțiunilor exprimate de utilizator prin mecanismul de consimțământ disponibil pe website.

15. Decizii automatizate și creare de profiluri

Organizatorul nu utilizează datele personale pentru luarea unor decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice sau să afecteze în mod similar și semnificativ persoana vizată.

Procesatorul de plăți poate utiliza sisteme automate pentru prevenirea fraudelor, verificarea securității tranzacțiilor și respectarea obligațiilor din domeniul serviciilor financiare.

16. Modificarea politicii

Prezenta politică poate fi actualizată pentru a reflecta modificări legislative, tehnice, organizaționale sau schimbări ale serviciilor utilizate.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină, împreună cu data ultimei actualizări.

Atunci când modificările sunt importante, organizatorul poate informa persoanele vizate prin e-mail, printr-un mesaj afișat pe website sau prin alte mijloace corespunzătoare.

17. Contact și sesizări

Pentru întrebări, solicitări sau sesizări privind protecția datelor, poți contacta operatorul folosind următoarele date:

Persoana vizată are și dreptul de a se adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.